«La oss ta ett møte til!»
Setningen de fleste organisasjoner har hørt. Likevel blir problemet sjeldent løst.
Når utfordringer oppstår i en organisasjon, er responsen ofte umiddelbar. Flere møter settes opp, kalenderne fylles raskt, og stadig flere interessenter involveres. Likevel forblir problemet ofte uendret, til tross for økt aktivitet og tidsbruk.
Årsaken er at møter i seg selv sjelden skaper løsninger. De koordinerer mennesker, men genererer ikke nødvendigvis ny innsikt. Når et problem ikke er tydelig definert på forhånd, blir møtene en arena for meninger, antakelser og gjentakelser av eksisterende oppfatninger. Diskusjonene blir lange, men fremdriften er begrenset.
Forskning viser at møter uten felles faktagrunnlag ofte fører til svakere beslutninger. Ifølge Harvard Business Review reduseres kvaliteten på beslutninger når deltakere ikke deler samme forståelse av problemet og dets underliggende årsaker (Edmondson, 2021). I slike situasjoner får ofte de mest dominerende stemmene størst gjennomslag, fremfor de mest treffsikre løsningene.
Det som ofte mangler, er analyse før diskusjon. Før man diskuterer løsninger, må problemet avgrenses presist. Hvor i prosessen oppstår utfordringen. Hvilke data støtter antakelsene. Hva viser kundeadferd, arbeidsflyt eller prestasjonsmålinger. Uten et slikt fundament risikerer organisasjoner å diskutere symptomer fremfor årsaker.
I konsulentarbeid er denne rekkefølgen avgjørende. Før løsninger vurderes, brukes tid på å definere problemet, analysere relevante data og identifisere flaskehalser i prosesser. Når analysen er gjort i forkant, endrer møtene karakter. De blir kortere, mer fokuserte og langt mer verdiskapende. Deltakerne diskuterer det samme problemet, basert på samme forståelse.
Dette støttes også av forskning innen beslutningstaking. Kahneman, Lovallo og Sibony (2019) påpeker at strukturert analyse reduserer kognitive skjevheter og forbedrer kvaliteten på strategiske beslutninger. Når organisasjoner erstatter ustrukturert diskusjon med analytisk forarbeid, øker sannsynligheten for at beslutninger faktisk løser problemet de er ment å adressere.
Flere møter kan gi en sterk følelse av fremdrift. Aktiviteten er høy, og mange er involvert. Likevel er aktivitet ikke det samme som effekt. Strukturert analyse er mindre synlig, men langt mer effektiv. Den reduserer behovet for gjentatte møter, forbedrer beslutningsgrunnlaget og frigjør tid til gjennomføring.
Organisasjoner som lykkes over tid, kjennetegnes ikke av hvor ofte de møtes, men av hvor godt de forstår sine egne utfordringer. Ved å flytte fokus fra flere diskusjoner til bedre problemdefinisjon og analyse, kan møter bli et strategisk verktøy fremfor et tidssluk.
Flere møter gir sjelden bedre beslutninger. Det er tydelig analyse som skaper den faktiske fremdriften.
Referanser
Edmondson, A. C. (2021). The right kind of wrong: The science of failing well. Harvard Business Review Press.
Harvard Business Review. (2021). Why meetings fail and how to fix them. Harvard Business Review.
Kahneman, D., Lovallo, D., & Sibony, O. (2019). Before you make that big decision. Harvard Business Review, 97(4), 50–60.
